Sta per finire l’anno, e si pensa già al rinnovo dei contratti , ma sei sicuro che il tuo fornitore per il servizio di pulizie ti dia tutte le garanzie di cui hai bisogno?

Ci sono diversi parametri che aiutano nella valutazione di un fornitore affidabile, alcuni di questi possono essere chiari già nel momento della scelta, altri sono riscontrabili solo in corso d’opera.
Buona norma, utilizzabile a priori per non incorrere in problemi di vario genere, è scegliere sempre un partner referenziato che presenti garanzie comprovate nel tempo, con una solida reputazione acquisita sul mercato.
Alcuni indicatori di tale affidabilità da tenere presente per la valutazione di un nuovo fornitore, o di uno già in essere, sono i seguenti:

Aspetti Tecnici:

Il fornitore ha una struttura adeguata e flessibile, per reagire anche a carichi di lavoro straordinari?
Nel caso di imprevisti come allagamenti, rotture di tubature o simili , oppure necessità straordinarie come la pulizia di facciate vetrate, che necessitino di mezzi o attrezzature adeguate, un Know-how professionale e personale formato, il tuo fornitore deve essere in grado di assolvere in modo funzionale a queste esigenze.

Utilizza attrezzature e DPI a norma e procedure certificate?
Il committente ha l’obbligo di vigilare sull’appaltatore perché svolga il proprio lavoro in sicurezza e piena regolarità , conformemente alla normativa vigente. Il tuo fornitore deve lavorare in piena sicurezza con i DPI adeguati per le varie mansioni. Meglio se tutte le attività sono procedurizzate attraverso precise istruzioni operative ed inserite in un Sistema Qualità ed Ambientale Certificato. Il personale deve presentarsi con divisa ed attrezzatura in ordine e cartellino di riconoscimento.

Utilizza sistemi di differenziazione dell’attrezzature di pulizia ,in base alle aree da manutentare, come ad esempio il Codice Colore?
Nessuno vorrebbe che lo stesso panno o spugna utilizzati per pulire gli apparecchi sanitari fossero usati anche per pulire la propria scrivania!! Per questo motivo sono stati sviluppati diversi sistemi di differenziazione dell’attrezzatura , il più efficace di questi è denominato “codice colore” e consiste nel differenziare con un colore diverso l’attrezzatura che viene utilizzata per le diverse aree. Le implicazioni non sono solo d’igiene, ma anche tecniche, in quanto un prodotto utilizzato per pulire una superficie potrebbe danneggiarne una diversa. Controlla che il tuo fornitore prenda le dovute precauzioni.

Utilizza prodotti ecocompatibili?
La serietà di un fornitore si valuta anche dall’attenzione all’ ambiente, controlla che il tuo fornitore abbia cura di utilizzare prodotti di primarie aziende. Meglio se adotta una Gestione Certificata ISO 14001 ambientale.

Aspetti legali/amministrativi :

Il tuo fornitore ti tutela dalla Responsabilità Solidale?
Come noto la Legge prevede la responsabilità solidale del Committente, rispetto alle eventuali irregolarità amministrative, contributive e di sicurezza commesse dall’Appaltatore.

Non sempre le documentazioni di legge ed obbligatorie, fornite dall’Appaltatore, sono sufficienti a tutelare il Committente da eventuali rischi di Responsabilità Solidale per illecito.
Per questo motivo è bene che, a maggiore garanzia, il tuo fornitore fornisca una documentazione integrativa che assicuri la massima trasparenza e verificabilità.
Recentemente questa catena di Responsabilità Solidale è stata estesa, oltre che ai Subappaltatori come già previsto, anche a nuove figure aggregative come i Consorzi.

Il tuo fornitore tutela la tua privacy, con un turn-over controllato dei dipendenti e personale selezionato?

Un turn-over troppo intensivo, in genere , è indice di poca organizzazione del servizio e un continuo ricambio di dipendenti implica un servizio mai in pieno regime di efficienza . Oltre al problema organizzativo, un altro aspetto importante è la privacy del Committente, il nostro fornitore deve tutelarla fornendo la garanzia , per quanto possibile, di utilizzare personale fidato e affidabile, in quanto potrebbe venire a contatto con informazioni sensibili della Nostra Azienda. Ecco che, un eccessivo turn-over causa un volume maggiore di persone a contatto con le informazioni riservate, che possono non avere la sensibilità e riservatezza dovuta, e aumentare il rischio di ledere la riservatezza del Committente.

Un altro aspetto rilevante per la sicurezza delle informazioni aziendali, è che alcune società di Global service , consorzi o multiservice, svolgono servizi tra loro incompatibili, come appunto pulizie e servizi investigativi .E’ bene quindi fare attenzione, in quanto recenti studi appurano che il canale più utilizzato per reperire informazioni sensibili passa proprio per il personale del servizio di pulizie.